10 kroków skutecznego wdrożenia systemu zarządzania gospodarstwem

Mateja Zbodulja Petrak

Enterprise Sales Manager

Wdrożenie systemu do zarządzania gospodarstwem dla przedsiębiorstw z łańcucha wartości żywności i rolnictwa to zwykle większe projekty, których strategicznym celem jest wpływ na sposób produkcji żywności. Szokującym jest, że ponad 30% podpisanych projektów zostaje anulowana przed ich ukończeniem (Źródło: raport Standish).

Aby upewnic się, że wdrożenie systemu do zarządzania gospodarstwem przebiega zgodnie z planem, firmy powinny wziąć pod uwagę kilka kluczowych wniosków:

1. Określenie odpowiednich oczekiwań w stosunku do systemu zarządzania gospodarstwem

Przed rozpoczęciem projektu, zarówno dostawca systemu zarządzania jak i firma wdrażająca rozwiązanie powinny ustalić kluczowe cele implementacji. Wdrożenie systemu pomaga rozwiązać wiele problemów, przed którymi stoją firmy współpracujące z rolnikami i producentami, z których niektóre to: poprawa efektywności łańcucha dostaw, zysk, możliwość śledzenia i centralizacja danych. Jasne oczekiwania sprawiają, że obie strony pozostają skupione na sukcesie projektu, pamiętając o tym, jaki problem rozwiązują i jaką korzyść mogą z tego osiągnąć.

2. Standardy vs. Specyficzne potrzeby firmy

System zarządzania gospodarstwem pomaga w planowaniu, monitorowaniu i analizowaniu wszystkich czynności wykonywanych przez producentów i rolników. Nie zastępuje on systemu CRM, oprogramowań do prowadzenia księgowości ani sprzetu komputerowego,a jego rolą nie jest bycie jedynym i ostatecznym rozwiązaniem dla wszystkich potrzeb klienta, ale pełnienie funkcji centralnej cyfrowej platformy integrującej wszystkie rozwiązania Agtech i przechowującej dane w jednym miejscu. System ten jest wspierany przez istniejące firmowe rozwiązania systemowe (ERP, księgowość, CRM...), co oznacza, że specyficzne potrzeby, moga być zaspokojone poprzez inne integracje z wyspecjalizowanymi firmami, lub personalizację systemu FMS (ważne jest, aby zdawać sobie z tego sprawę i zrozumieć koszty obu rozwiązań).

3. Jasny zakres projektu oparty na oczekiwaniach

Kluczem jest określenie odpowiednich rozwiązań, które zaspokoją oczekiwania biznesowe. Pakiet rozwiązań składa się z systemu zarządzania gospodarstwem, dodatkowych personalizacji, systemów innych firm i integracji z innymi systemami. Określenie zakresu projektu pozwala na wyznaczenie priorytetów na etapie badań, a co najwazniejsze podczas implementacji systemu.

web-650-1

 

4. Podejście do stopniowego wprowadzania zmian

Próba jednorazowego wprowadzenia rozwiązania, często napotyka barierę nie od strony rozwiązania, a od zarządzania zmianami w firmie, ze względu na wewnętrzną zdolność zasobów do wykonania i próbę wdrożenia zbyt wielu nowych rozwiązań na raz. Firmy, które pomyślnie wdrażają system zarządzania gospodarstwem, podjęły kolejne kroki:

  1. Określenie priorytetów dla wszystkich wymagań
  2. Okreslenie mozliwych etapów zmian, według priorytetów
  3. Okreslenie kamieni milowych i czasu

Realizacja wszystkich etapów projektu na raz zazwyczaj kończy sie niepowodzeniem, gdyż nie jest łatwo nią kierować.

5. Strategoczna decyzja i uświadomienie pracowników

Zmiany w zarządzaniu nie mogą być wprowadzone bez podjęcia strategicznej decyzji przez zarząd i bez wyjaśnienia wagi przyjętego projektu zmian wśród wszystkich pracowników. Zmiany zaczynają się od głównego kierownictwa i bezpośredniego wsparcia przez członków zarządu, co znacznie pomaga w pomyślnej realizacji projektu.

6. Kierownik projektu

Implementacja systemu zarządzania gospodarstwem składa się z wielu kroków, etapów, dlatego ważne jest wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za monitorowanie postępów, dyskutowanie wszystkich pomysłów i etapów wewnętrznie, organizowanie meetingów zespołu, bycie centralnym punktem komunikacji zapewniając podsumowania i aktualizacje dla projektu.

7. Spotkanie inaugurujące

Zorganizowanie spotkania biznesowego, z udziałem wszystkich partnerów, zaczynając od kierownictwa najwyższego szczebla kończąc na kluczowych pracownikach operacyjnych, jest najlepszym pomysłem na rozpoczęcie projektu.

Podczas tego spotkania, zarząd powinien ścisle ustalić głowny cel projektu, wymagania i wagę tego projektu dla całego przedsiębiorstwa, a glówny manager projektu powinien wyjaśnic jego etapy, kamienie milowe, i pierwsze kroki które należy podjąć.

web-650-1

 

8. Wewnętrzny trener systemu zarządzania gospodarstwem

Rozpoznanie, który pracownik wewnątrz przedsiębiorstwa, zostanie przeszkolony i stanie się główna osobą odpowiedzialna za informacje dotyczące projektu i pomaganie współpracownikom przy jego wdrożeniu, jest ważnym elementem budowania zaufania w zespole, zachęcania i utwierdzania w przekonaniu, że dadzą radę sprostac temu wyzwaniu.

9. Regularne spotkania komitetu wykonawczego

Wszyscy powinni być świadomi postępów związanych z projektem. Zapewnienie dwutygodniowych/miesięcznych spotkań zaowocuje kontrolą nad realizacja projektu i da możliwość realizacji zadań w ustalonym czasie i pozwoli przekazać najświeższe informacje oraz uniknąć niedomówień.

10. Wiarygodny dostawca systemu zarządzania gospodarstwem

Kluczowym faktem, o którym należy pamietać, szukając dostawcy systemu zarządzania gospodarstwem jest znalezienie partnera z dużą wiedzą i doświadczeniem, który rozumie łańcuch wartości, kogoś kto posiada zintegrowane rozwiązania i wyznacza osobę odpowiedzialną za ciagłe wsparcie przedsiębiorstwa w pracy z tym systemem.

W dzisiejszych czasach bardzo kosztownym wyborem jest nie posiadanie systemu zarządzania w ogóle . Jeszcze bardziej kosztowne może stać się, jeżeli firmy zdecydują się na wybór nieodpowiedniego dostawcy tego systemu, lub co gorsze, popełnią błędy w implementacji projektu prowadzące do jego niepowodzenia.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o projektach wdrożeniowych Agrivi, skontaktuj się z nami pod adresem polska@agrivi.com.