3 ważne decyzje dotyczące udanego wdrożenia systemu zarządzania gospodarstwem rolnym

Tanja Folnovic

Agronomy Expert

W ciągu ostatnich sześciu lat, gospodarstwa rolne działające na dużą skalę stały się jednym z naszych głównych klientów, ze względu na złożoność ich procesów i wysokie ryzyko z którym muszą się zmierzyć. Doświadczenie, które zebraliśmy poddczas pracy z gospodarstwami o powierzchni od 2,000 hektarów do 50,000 hektarów, pozwoliło nam zidentyfikować wzroce, które w znaczący sposób wpływają na funkcjonalność wdrożenia systemu zarządzania gospodarstwem i decydują o jego sukcesie. W tym artykule, postaram się podzielić trzema decyzjami, ktore należy podjąć i które wpływają na sukces wdrożenia tego systemu.

Decyzja #1: Silne wsparcie vs. Testowanie

Decyzja związana z wdrożeniem systemu zarządzania gospodarstwem to działanie które wpłynie na wsparcie systemów dla wszystkich procesów gospodarstwa przez co najmniej 5-10 lat. Tak ważna decyzja zasługuje na odpowiednią uwagę zarządu i/lub włascicieli gospodarstw, w zależności od poziomu ich zaangażowania w proces decyzyjny. Byliśmy świadkami inauguracji złożonych projektów i wysokiej jakości kierowania projektami, gdzie zarząd silnie angażował się i wspierał zmiany, pokazując tym samym swoim pracownikom jak ważną rolę w ich działalności odgrywa system zarządzania gospodarstwem, a przekazywanie jasnych i ważnych komunikatów znacznie wpłynęło na szybsze i płynniejsze oswojenie się z oprogramowaniem przez wszystkich pracowników.

Byliśmy również świadkami kilku projektów, gdzie kierownictwo zdecydowało o wdrożeniu systemu zarządzania gospodarstwem podążając za trendami transformacji cyfrowej, z bardzo „miękkim podejściem” do testowania, które miało na celu ustalić, czy zmiana w przydatny sposób wpłynie na ich działalność. Zauważyliśmy, że jeżeli manager, właściciel nie jest w pełni przekonany, że nowy system do zarządzania gospodarstwem będzie stanowić trzon wszystkich operacji w gospodarstwie i stanie się źródłem ważnych informacji zwrotnych, niewielu pracowników w firmie będzie myślało inaczej i podejmie wysiłki potrzebne przy wdrażaniu i dostosowywaniu tego narzędzia w codziennych czynnościach. Nawet jeśli kierownik jest w pełni przekonany co do wartości systemu i korzyści płynących z jego zastosowania, ale stosuje „miękkie podejście” do zmian, pracownicy bardzo często nie chą zmieniać sposobu pracy , jeżeli nie muszą tego robić, a nastawienie na zasadzie „spróbujmy”, staje się dobrą wymówką do pozostania przy starych metodach działania. „Miękkie podejście” bardzo często prowadzi do niepowodzenia projektu i mogłoby stanowić przykład błedów w zarządzaniu.

Każde wdrożenie powinno rozpocząć się więc od silnego wsparcia ze strony zarządu i jasnego zrozumienia wpływu na zrównoważony rozwój oraz wszystkich korzyści, które płyną z użytkowania systemu zarządzania, oraz przekazania wniosków wszystkim zainteresowanym stronom.

Decyzja #2: Kupowanie vs. Budowanie

Potencjalni klienci często myślą, że zdecydowanie się na oprogramowanie do zarządzania gospodarstwem wykonane na ich zamówienie, całkowicie dostosowane do ich potrzeb jest lepszą i mniej kosztowną inwestycją, niż inne, dostępne na rynku produkty, oparte na modelu biznesowym i subskrypcji. Wszystko zależy od zwrotu z inwestycji za odpowiednie rozwiązanie i w pełni się z tym zgadzam.

Około 50% gospodarstw działających na dużą skalę z którymi współpracujemy, zastąpiło stary system zarządzania naszym produktem. Częstym powodem była chęć znalezienia alternatywy dla rozwiązań stworzonych na zamówienie, gdzie każda innowacja musi byc zamówiona i dodatkowo opłacona, co wpływa na zbyt duże koszty związane z jego posiadaniem. Dodatkowo wcześniej wspomniane rozwiązanie nie podlega aktualizacjom, przedawnia się, a aktualizacja po kilku latach nie jest możliwa, lub staje się zbyt kosztowna. Głównym celem gospodarstw nie powinno być myślnie o zmianach i ulepszaniu systemu, raczej ciagłe otrzymywanie ulepszeń od wyspecjalizowanych firm.

Ciągłe ulepszanie i niski koszt całkowity przedsiębiorstw, stały się kluczowym powodem dla którego widzimy wzrost liczby klientów wśród dużych gospodarstw, którzy decyduja się na korzystanie z platform zarządzania dostępnych na rynku.

Gospodarstwa często wpadaja w pułapkę porównowania swoich procesów z innymi gospodarstwami pod względem złożoności procesów czy specyfiki procesów. Dobrą analogią dla tych sytuacji jest wdrożenie systemu ERP. Wdrażając system ERP w organizacji, celem jest nie tylko uzyskanie nowego wsparcia dla oprogramowania, ale także skorzystanie z okazji do dostosowania procesów organizacji do wspólnych procesów akceptowanych w branży. Platformy FMS dostępne obecnie na rynku często oferują dość wysoki poziom elastyczności w śledzeniu procesów w gospodarstwie na wiele sposobów, dopasowując je do większości gospodarstw. Co ważne, system ten umożliwia integrację z innymi, posiadanymi systemami.

Decyzja #3: Wykorzystanie kluczowych zasobów vs całkowita cyfryzacja procesów

Gospodarstwa często rozpoczynają pracę z systemem poprzez delegowanie implementacji systemu kluczowym pracownikom, którzy zarządzają i śledzą proces tych zmian. Zazwyczaj ci pracownicy stanowią jednostkę napędową firmy. Zamiast dodatkowego wsparcia i narzędzia które ma ułatwić ich zadania i pomóc w podejmowaniu trafnych decyzji, zostają raczej obarczeni wdrożeniem systemu, zwyczajnie dostając dodatkową pracę.

Zasadniczo, istnieją trzy możliwe strategie, wdrożenia systemu zarządzania gospodarstwem:

  1. Pełna digitalizacja procesów operacyjnych w gospodarstwie obejmująca wszystkich pracowników (od kierowników, przez agronomów do kierowców ciągników). Takie rozwiązanie powinno stać się celem końcowym dla każdego gospodarstwa, ponieważ wpływa na pełną cyfryzację i wyższą wydajność operacyjną. Możliwość natychmiastowego przyjęcia tego scenariusza działania zależy od wewnętrznej zdolności firmy do rozpoczęcia wzdrożenia na wszystkich obszarach działalności.
  2. Cyfryzacja jednej jednostki (pionowa) – zazwyczaj pojedynczej jednostki produkcyjnej lub pojedynczej jednostki gospodarczej poprzez objęcie wszystkich procesów w danej jednostce razem ze wszystkimi pracownikami danej jednostki, a następnie przyłączanie ich do innych jednostek w następnych krokach. Takie rozwiązanie wydaje się najrozsądniejsze, jezeli nie możemy zastosować scenariusza nr 1.
  3. Cyfryzacja w poziomie dla wszystkich działów produkcyjnych, poprzez włączenie tylko kluczowej jednostki tj. kierownik gospodarstwa, agronom. Główną zaletą tego podejścia jest natychmiastowa poprawa we wszystkich obszarach działania, od uzyskania lepszego wglądu w ogólne podejmowanie decyzji do uproszczenia raportowania dla władz. Zalecamy jednak, bardzo ostrożne korzystanie z tej opcji, aby uniknąć przeciążenia kluczowych pracowników i wykorzystanie jej jako tymczasowej fazy, przed całkowitym wdrożeniem systemu dla wszystkich pracowników.

W trakcie wdrażania systemu zarządzania gospodarstwem, podejmowanych jest wiele ważnych decyzji, które wpływaja na sukces tej implementacji. Scenariusze które obejmuje ten artykuł, reprezentują trzy główne postawy które często widzimy w trakcie implementacji systemu, a podjęcie złych decyzji często prowadzi do niepożądanych rezultatów.

Jesteśmy głęboko przekonani, że wdrożenie systemu musi zapewnić szybki zwrot z inwestycji. Prawdopodobnie najważniejszą decyzją przed podjęciem której stoi każde gospodarstwo to wybór dostawcy systemu, który rozumie możliwości lokalnego rynku i który przy odpowiedniej strategii implementacji, bezpiecznie poprowadzi przez jego wdrożenie.

-- Agrivi jest jedną z kluczowych wiodących na świecie firm zajmujących się oprogramowaniem do zarządzania gospodarstwem, która wspiera rolników w osiągnięciu zrównoważonej produkcji roślinnej.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o projektach wdrożeniowych Agrivi, skontaktuj się z nami pod adresem  polska@agrivi.com.